Ajanhallinnan ihanuus

Joskus muinoin olin kaveriporukassamme leikkimielisen naljailun kohde, koska tapasin tehdä lukusuunnitelmia. Varsinkin lukioaikoina koeviikon lähestyessä kalenterini täyttyi merkinnöistä, joista selvisi kunkin päivän lukutavoite ja toisinaan myös siihen varattu aika. Yliopistossa lipsuin aika rankasti tuosta tavasta. Johtui varmaan siitä, että luettavaa oli rutosti melkein koko ajan. Oli armollisempaa unohtaa liika suunnitelmallisuus, joka olisi johtanut vain tavoitteiden saavuttamattomuuteen ja itsensä soimaamiseen.

Kun olin viime vuoden lopulla muutaman kuukauden periaatteessa toimettomana, ahdistuin tyhjästä kalenterista. Huomasin kaipaavani rutiineja, aikatauluja, tekemisen meininkiä. Tavoitteita. Selasin työpaikkoja ja lähettelin hakemuksia. Jossain vaiheessa keksin hakea uudestaan opiskelemaan, jolloin sain ympättyä päiväohjelmaani pääsykokeisiin valmistautumisen. En nyt sanoisi sen olleen erityisen järjestelmällistä, mutta jokainen hyödyllisesti kulutettu minuutti söi sitä kurjaa oloa, joka päämäärättömästä kellumisesta seurasi. 

Uusi lukuvuosi on startannut vauhdilla, ja kalenteria pläräämällä voi huomata, ettei joutilaisuuteen ole ihan mahdottomasti aikaa. Ei meillä opetusta ole missään nimessä liiaksi, mutta sen ei pidä antaa hämätä, koska valtaosa opiskelusta on itsenäistä ja tiimin kesken puurtamista. Haasteellisinta on ehkä nimenomaan se, että oma suoritus ei riipu pelkästään omasta työstä, vaan ajanhallinnassa on otettava huomioon myös muut tiimiläiset. Tarve huolelliseen aikataulusuunnitteluun on siksi kasvanut jälleen. 

Meillä oli tänään projektijohtamisen kurssilla aiheena aikataulun ja kustannusten hallinta. Tutustuttiin uudestaan GANTT-ohjelmaan, jota käytettiin jo kevätlukukaudella projektisuunnitelman teossa, mutta johon en itse sillä kertaa kajonnut. Aika helppokäyttöinen työkalu, jonka avulla projektit ja niihin liittyvät tehtävät saa heitettyä kätevästi aikajanalle, joka konkretisoi ajan tarpeen. Ohjelman voi ladata ilmatteeks täältä.

Sorrun turhan usein valittamaan, ettei minulla ole aikaa asialle X tai Y varsinkin, jos kalenterissa on muutama, lyhytkestoinenkin merkintä viikolle. Vaikken tykkääkään toimettomuudesta, olen kyllä huomannut valtaosan päivistäni kuluvan jonninjoutavaan puuhasteluun, jota harrastan välttääkseni tärkeämpiä tehtäviä. Toki pidän huolen siitä, etteivät velvollisuudet jää hoitamatta, mutta toisinaan asioiden priorisointi tuntuu haastavalta. Tunnilla esiteltiin nelikenttä, joka voi auttaa tärkeysjärjestyksen miettimisessä. Alla esimerkki, jossa on osittain samat jutut kuin videon nelikentässä. Työn tehokkuuden ja aikatauluttamisen kannalta II-ruutu on erittäin tärkeä, kun taas I-ruudussa toteutetaan suunniteltuja tehtäviä ja reagoidaan yllättäviin muutoksiin. III-ruutuun sijoittuvat "muka-tärkeät" asiat. IV-ruudun toimintoja tulisi välttää työajalla, koska ne vievät tilaa itse työnteolta. Toisaalta ajattelen, että irrelevantti juttutuokio kollegan kanssa työn lomassa saattaa vaikuttaa positiivisesti työilmapiiriin, mikä motivoi panostamaan itse työhön.

Ruutu II on tärkein, koska esimerkiksi huolellinen suunnittelu vapauttaa aikaa muihin tehtäviin. 

En tiedä muista, mutta itse olin ihan innoissani, kun sain uusia eväitä ajanhallintaan. Tulipahan vaihteeksi pohdittua sitäkin, mihin oikeastaan käytän sen muka kortilla olevan aikani. Fiksulla suunnittelulla ehdin tehdä helposti kaiken, minkä haluan. Miksikään rationaaliseksi koneeksi en pysty tai edes tahdo muuntautua, mutta jos nyt jatkossa edes vähän harvemmin suusta lipsahtaisi se "ei miulla oo aikaa".